如何做好PPT汇报:提前练习

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本科的时候基本处于荒废的状态,没有参加过任何的奖学金答辩、科研训练答辩、创业项目报告,连唯一的一次学生会竞选,也因为穿着拖鞋,而放弃上台了。这样的后果就是,我第一次做PPT汇报是本科毕业答辩,当时连基本的操作都不会,更不要说技巧、注重听众感受了。读研后参加了各种各样的组会、项目报告、奖学金答辩、就业答辩,在一个个deadline中锻炼了PPT汇报基本功。这些都是站在一个汇报者的角度,身经百战难免会自我感觉良好。工作之后,由于职业是教师,经常会参加学生的各种答辩。从汇报者到评委,身份的转变让我恍然大悟:

之前的PPT汇报都只是从一个汇报人的角度考虑,没有换位思考,有好多很傻的地方,居然还自我感觉良好。

一般的评审,不管是奖学金或者是项目答辩,甚至考研复试(有学校会要求做PPT演示),都是差额评审。评委们已经有候选人的纸质材料了,如果根据材料就能评选出来,就不需要汇报了。PPT汇报和纸质材料的不同是:

给你了一个解释的机会。

也许你的硬件很一般,干货也很少,但如果能在汇报的短短几分钟内以一个良好的精神风貌,给评委们一个完美的解释,那么很可能会反败为胜。汇报包含了很多因素:精神面貌、表达能力、逻辑思维、设计能力等等,技能或者干货占的比重没有想象中的那么高。

根据正态分布,在同一批汇报者中,特别优秀和特别差的都是少数,大部分人都处于中间阶段,彼此之间的差距不大。这时,PPT汇报时的即兴发挥就显得很重要。

根据个人经历,我总结了下PPT汇报时需要注意的一些事项,希望能给大家一点帮助。

1.明白你的听众是谁

这是在做PPT之前,最需要弄清楚的,但很多人都会忽视。同样的奖学金答辩,当向学生工作办公室汇报和向学术委员会汇报是很不一样的。前者的评委基本都是行政老师,比较注重个人课外活动、是否参加党团建设、是否有学生工作经历,而学术、成绩不会关注太多;而后者比较看重学术科研能力,比如是否发了影响因子高的SCI,是否参加导师的科研项目以及国际学术会议等,是否参加学生工作则显得不太重要。

在调研清楚汇报对象后,你可以有侧重的更改PPT,扬长避短。面对学生工作办公室汇报,可以放些参加各种活动的照片,并重点描述;面对学术委员会,则重点介绍自己的学术成果、科研经历,可以把每篇文章的截图、摘要都放上,并引用专家对此的评价。

我见过有很多资质很好、成果很多的同学,因为没有针对听众对象不同展示自己,最后被淘汰。非常可惜。

2.提前练习多遍,并写下逐字稿

每次苹果新品发布会,乔布斯的演讲总是非常吸引人眼球。除了个人魅力等因素外,有个大家都可以学习到的技巧:

提前很久开始准备。

一般在发布会两周之前,乔布斯已经开始对着镜子练习演讲,并观察自己说每句话的表情,觉得不好的加以调整。练习有个很好的好处,就是能对PPT非常熟悉,并能根据自己演讲的习惯再加以修改,让PPT成为你表演的工具,而不是跟着PPT走。

最好能提前写下逐字稿,一句句推敲。当演讲来临时,只会很紧张,不要去期待超常发挥。在我参加的答辩中,很多人在开始汇报前几分钟,都还在着急修改PPT。

3.语速放慢,注意停顿

我们在汇报时,由于紧张,都会不自觉的加快语速。可能自己感受不到,但在下面的听众看来,非常明显。这时,需要提醒自己,放慢语速。当自己觉得比较慢时,下面的听众看来才是正常的。同时,可以和听众有适当的眼神交流。可能最开始会紧张,次数多了会比较习惯。

4.不要有太多手势

汇报时可以有适当的手势,但不要太多。太多会显得比较浮夸和不庄重。如果现场有激光笔,注意要拿稳,不要因为手抖或无意晃动得很厉害,这是很多人都不会注意的细节。如果确实很紧张拿不稳,我的建议是:用双手握着,指示完后再放下。

5.衣着整齐

这个是参加任何正式会议或答辩都应该注意的,但好像在乎这点的人并不多。答辩前,整理下头发,洗洗头能让人看起来更精神;换上正式一点的衣服,不一定非要穿西装,自然得体就好。我见过有穿运动短裤参加答辩的,最好不要这样。

6.回答问题时简明扼要,条理清楚

在汇报结束,回答评委问题时,注意三点:简略、清晰、有条理。当收到评委提问时,不要着急马上回答,可以稍微停顿一会,理清思路。回答时建议用总—分的方式:先简略得当用一两句回答,然后再分述论点。

我认为是……的。可以分为三点:

1.……2……3……

我的回答完毕,谢谢老师。

如果评委有意刁难,切记不要争辩,礼貌回答该回答的就可以。剩下的交给其他评委老师和主持人。

7.遇到突发情况

在做好准备后,现场依然会遇到很多不可预料的其他因素。比如投影仪突然故障,PPT版本与系统不兼容,手机忘记关闹钟等等。这时,记住:

1.保持镇定,不要慌张

2.自己可以解决就马上处理,不行要求主持人来帮助

3.处理完毕后,向各位听众表示歉意,并说明原因

4.整理情绪,立刻继续汇报

坐在台下的人遇到这些情况其实不会太介意,而在台上的人会比较紧张和尴尬,所以这时不能乱了方寸,一定要淡定。

8.珍惜每一次机会

千里之行始于足下,每次PPT汇报,都是一个锻炼的机会。不论大小、是否重要,都用心去准备,早晚都会收到很大的成效。任何成功都是来自勤奋的练习,不要期待靠纸上谈兵就能在某次重要的答辩中惊艳全场。

最后,给大家推荐《乔布斯的魔力演讲》,希望大家能从大师的演讲中得到一些启发。

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在 “如何做好PPT汇报:提前练习” 上有2个观点

  1. 你是一个上进的轻年,文章写得真实好用。只要你坚持,一定会收获幸福,写作可以舒坦心灵。

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